The Organization of Knowledge Sharing at the Colorado Music Festival

Dagmar Abfalter, Raphaela Stadler, Julia Müller

Dagmar Abfalter is assistant professor in the Department of Strategic Management, Marketing and Tourism at the University of Innsbruck, Austria. Her research focuses on live and mediated arts experiences, brand communities, leadership and innovation.
Raphaela Stadler studied International Business and Musicology in Innsbruck, Austria, and is currently completing her PhD at Griffith University in Brisbane, Australia.
Julia Müller is assistant professor in the Department of Strategic Management, Marketing and Tourism at the University of Innsbruck. She conducts research in knowledge and innovation management and corporate culture.

ABSTRACT 
Knowledge sharing is a challenging process, especially in seasonal organizational settings, which are characterized by periodic and repetitive patterns in terms of business activity. As the literature provides little insight into knowledge sharing strategies in recurrently changing situations, the authors studied this process in an archetypal seasonal organization, the Colorado Music Festival (CMF), a classical music event. Festivals are characterized by (a) a limited number of staff who work year round and who need to develop and store relevant knowledge, and (b) seasonal staff who join for the festival season and who need to obtain and use knowledge quickly and efficiently. The authors content analyzed interviews with members of different organizational groups at the CMF. The results show that informal and flexible structures, depending on the level of participation of staff members based on their commitment, involvement, responsibility and seniority, are a promising approach to the sharing of knowledge with new and seasonal members. Informal ways of disseminating knowledge are discussed in the literature on “communities of practice”; using these strategies in a systematic way might provide a means for organizing knowledge sharing in seasonal settings such as festivals.
KEYWORDS
Seasonal organizations, music festivals, knowledge management, communities of practice, case study
RÉSUMÉ
Le partage des connaissances est un processus difficile, surtout pour les organisations saisonnières, que caractérisent des modèles d’activités professionnelles périodiques et répétitifs. Comme la littérature s’est peu intéressée jusqu’à présent aux stratégies de partage des connaissances en situations de changement récurrent, les auteures étudient ce processus dans une organisation archétypale saisonnière, le Festival de musique (classique) du Colorado (CMF). Les festivals se caractérisent par a) un nombre limité d’employés qui travaillent à l’année et doivent créer et emmagasiner un savoir pertinent et b) du personnel saisonnier embauché pour la durée du festival qui doit obtenir de l’information et l’utiliser rapidement et efficacement. Les auteures analysent des entrevues menées avec des membres de différents groupes organisationnels du CMF. Les résultats révèlent que des structures informelles et souples, selon le niveau de participation des employés basé sur leur engagement, leur implication, leur responsabilité et leur ancienneté, s’avèrent une approche prometteuse du partage des connaissances avec des membres nouveaux et saisonniers. Des moyens informels de diffuser les connaissances sont abordés dans la littérature sur les communautés de pratique; utiliser ces stratégies systématiquement pourrait être un moyen d’organiser le partage des connaissances dans des contextes saisonniers comme celui d’un festival.
MOTS CLÉS 
Organisations saisonnières, festivals de musique, gestion du savoir, communautés de pratique, étude de cas
RESUMEN 
El intercambio de conocimientos es un proceso que acarrea dificultades, en particular cuando se trata de contextos organizacionales de carácter estacional, los cuales se distinguen por pautas de actividades periódicas y repetitivas. Ante la falta de información sobre la puesta en común de conocimientos en las publicaciones existentes, los autores estudiaron este proceso basándose en el caso de una organización estacional arquetípica, el Colorado Music Festival (CMF), un evento de música clásica. Los festivales se caracterizan por un número limitado de personal que trabaja todo el año y que debe crear y almacenar conocimientos relevantes y el personal estacional que debe obtener y utilizar tal información con rapidez y de manera eficaz. Los resultados que obtuvieron los autores al analizar el contenido de las entrevistas con los varios grupos organizativos muestran que las estructuras informales y flexibles constituyen un enfoque promisorio para el intercambio de información con el personal nuevo y temporario. Depende esto sin embargo del nivel de participación de los miembros del personal en cuanto a su compromiso, implicación, responsabilidad y antigüedad. En la documentación sobre las “Comunidades de Prácticas” se analizan las maneras informales de divulgar los conocimientos. El uso sistemático de dichas estrategias podría propiciar la organización del intercambio de conocimientos en contextos estacionales tales como los festivales.
PALABRAS CLAVE 
Organizaciones estacionales, festivales de música, gestión de los conocimientos, comunidades de prácticas, estudio de caso.